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Aide à la demande de subvention

Aide à la demande de subvention FDVA

Fond pour le Développement de la Vie Associative

 

Pour qui ?

Ce document à été rédigé par des passionnés afin de faciliter les démarches de demande de subvention des associations dédiées aux :

  • Jeux de Simulation,
  • Jeux de Rôles Grandeur-Nature,
  • l’Airsoft.

  

Pourquoi ?

Car nous considérons qu’il est dommage pour une association qui a droit à des aides financières pour se développer de ne pas réussir à les obtenir, nous avons décidé de décrypter les démarches et de mettre en place un standard bénévole pour franchir les obstacles que propose parfois l’Administratum.

 question

Qu’est-ce que le FDVA ?

Le Fond pour le développement de la vie associative peut servir :

  • Aux fonctionnement des associations loi 1901 (comportant un objet d’intérêt général, une gouvernance démocratique, et financièrement transparente)
  • aux formations de bénévoles,
  • ainsi qu’à leurs projets innovants.

S’adressant avant tout aux petites/moyennes associations de tous secteurs, il est géré au niveau départemental.

La limite maximale de fonds attribués à chaque association est de 15000€ sur les 25 millions d’Euros nationaux attribués en 2018.

 documents

Comment procéder?

Il n’est plus possible de remplir le dossier sur papier, la démarche doit obligatoirement être numérique.

Pour cela, il faut créer un compte association sur  : https://lecompteasso.associations.gouv.fr/login

Les associations orientées vers les jeux de simulation, le grandeur-nature et l’airsoft sont généralement d’intérêt général, ont une gouvernance démocratique et sont financièrement transparentes. 

A ce titre, votre association est éligible à cette demande de subvention !

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Que faut-il pour remplir ce dossier ?

Informations/Documents administratifs à fournir:

- Toutes les informations légales de l'Association : bureau dirigeant, nombre de membres, adresse, numéro de téléphone, RIB, numéro RNA (commençant par W et comportant 9 chiffres, fournis à la création de l'association) et numéro SIREN.

  • Un numéro SIREN, c’est à dire un identifiant national unique, est communiqué par l’INSEE. Pour l’obtenir, il suffit d’envoyer un mail à sirene-associations@insee.fr avec les statuts de l’association et l’extrait de parution au journal officiel que l’association a reçu lors de sa création, et de demander à obtenir ce numéro afin de procéder à une demande de subvention publique.
  • Le Dernier rapport d'activité approuvé par l'AG.
  • Le Dernier rapport financier approuvé par l'AG.

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Attention: l'adresse et la dénomination de l'association doivent être exactement la même sur le RIB et sur les déclarations préfectorales (RNA, SIREN). Si ce n'est pas le cas, modifier les informations du RIB auprès de la banque est généralement plus rapide.

La liste des documents à produire:

  • Le Projet Associatif.
  • Une note d'opportunité.
  • Un tableau récapitulatif des formations.

 

3 programmes cumulables:

Ces trois derniers documents concernent respectivement le FDVA Fonctionnement, le FDVA Projet Innovant, le FDVA Formation des Bénévoles:

  • Le projet associatif résume brièvement l'histoire, l'identité de l'association, et surtout ses projets à venir. Il doit faire rêver et intéresser le public départemental/local, avec des photos, des images, pour bien faire comprendre ce que sont les activités de l'association, et peut axer sur des thématiques (exemple: ouverture au public, actions en quartiers prioritaires ou au près d'un public défavorisé, etc). Il doit être agréable à lire, peux tenir sur peu de pages, tant qu'il est fidèle à l'association avec un joli rendu graphique.
  • La note d'opportunité va axer sur le projet innovant, et peut se résumer en une page ou deux. Il s'agit d'un document argumenté plus précis que le CERFA sur les opportunités qui sont données à l'association de mener une action innovante ("qui n'a jamais été menée de par le passé") dans ce quartier, cette ville, ce département, ouvert au public, ou qui développe la vie associative. Un diagnostique précis mettant en lumière le besoin social auquel va répondre le projet est nécéssaire. Son caractère évaluable et transférable (la possibilité d'établir des critères d'évaluation de la réussite de l'événement à l'avance, et de le faire se reproduire facilement par une autre association par exemple) sont des critères importants.

  • Le tableau récapitulatif des formations est un simple document (Excel par exemple) proposant des formations datées, chiffrées, qui pourraient bénéficier à au moins 12 bénévoles (majoritairement de l'association demandeuse) afin de développer des compétences qui leur seront utiles au sein de l'association (création de costumes, de décors par exemple...). Deux types de formation: Initiation (sur 2 Jours) ou d'Approfondissement (sur 5 Jours). Le co-financement à ce sujet est de 500€/J ne pouvant pas dépasser 80% du coût de l'action. Il est autorisé de faire payer cette formation aux non-bénévoles souhaitant y participer. Tout le monde possédant des compétences peut mener une formation.

  • C’est le responsable de l’association selon les statuts de celle-ci qui est responsable de cette demande de subvention, à moins qu’il ne désigne un membre de l’association pour le faire sur un papier signé par les deux concernés qu’il joint à la demande. Ce membre sera alors mandaté par l’association et responsable de la demande.

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  • Cette demande de subvention s’adresse à l'Etat Français, plus précisément au département, il vous faut la remplir numériquement et l’envoyer avant la date de clôture des dossiers dépendante de chaque département. Vous pourrez la connaître à cette adresse : https://www.associations.gouv.fr/fdva-fi-2019.html (Fin Mars/Début Avril 2019 dans la majorité des cas).

Dépêchez-vous, et partez du principe que vous n’avez que peu de temps pour effectuer les démarches.

calendrier

 

Pour résumer, le budget prévisionnel qui vous est demandé est

  • une somme des dépenses que l’association fera dans l’année (pour les événements qu’elle prévoie, ou pour son fonctionnement général),
  • une somme des entrées d’argent qu’elle devrait percevoir. Il est intéressant de différencier les sources de financement certaines, de celles envisagées, ainsi que celles qui dépendent des membres de l’association (cotisations, dons…). Clarifier ainsi le budget prévisionnel de l’année augmente la crédibilité de la demande, et permet une vision globale du fonctionnement de l’association, même si cela reste approximatif (pas besoin de sortir des devis, ou de chiffrer à l’euro près).

 

  • Il est aussi important de chiffrer dans les actions menées les « contributions volontaires » c’est à dire l’évaluation du coût du travail (exemple : gérer les inscriptions de mes membres et les rentrer sur excel va me prendre 2H, au SMIC horaire ça correspondrait à 20€ en arrondissant) de la part des bénévoles sans contreparties ! Cela fait partie du coût total d’un événement, et doit être pris en compte raisonnablement pour aider à justifier les besoins de l’association.
  • N’hésitez pas à vous déclarer adhérent de la FédéGN ou de tout autre fédération d’association afin d’augmenter le taux d’engagement perçu vis à vis de votre association. Cela peut permettre d’identifier plus facilement les valeurs auxquelles votre association adhère.
  • Si vous avez des documents à associer en annexe à propos des anciens événements auxquels votre association a participé/organisé (affiches, flyers, photos, comptes rendus, lettres de remerciements, documents de presse...) n’hésitez pas : cela apportera une crédibilité supplémentaire sur ses actions et renforcera son image.

budget

 

Qu’est-ce qu’il faut faire ensuite ?

  • Lorsque vous aurez eu l’acceptation de votre demande de subvention, vous devrez, une fois que vous aurez attribué/utilisé la totalité de la somme, justifier des dépenses effectuées à l’aide des factures. Vous devrez joindre au document de compte rendu financier (gardez toutes les factures afin de justifier les dépenses), le rapport de l’Assemblée Générale annuelle qui valide et clôture les comptes de l’année.
  • Vous ne pourrez pas refaire de demande de subvention au département avant d’avoir envoyé le compte rendu financier.

Cela ne vous engage à rien d’autre !

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L’argumentaire

Voici un exemple d’argumentaire que vous pouvez reprendre si vous êtes une association proposant des jeux de simulation (Grandeur-Nature, Soirées-Enquêtes, Airsoft...), en supprimant les parties qui ne vous intéressent pas ou en les modifiant. Vous pouvez y intégrer l’objet précis de votre association figurant dans ses statuts si vous le souhaitez.

Cet argumentaire établit et répond à une problématique. Il peut vous donner des idées pour développer un texte adapté à votre association.

 

EXEMPLE

« Aujourd’hui l’omniprésence des univers numériques incitent à passer beaucoup de temps sur un écran de smartphone ou d’ordinateur, notamment afin de pratiquer des activités ludiques parfois considérées comme addictives, à tel point que l’OMS l’a reconnu le lundi 18 Juin 2018 comme étant une maladie qui peut être diagnostiquée.

En plus de permettre une activité sociale en extérieur pouvant revêtir un caractère sportif à l’aide de l’escrime ludique ou de l’airsoft par exemple, les jeux de simulation de type Jeux de rôles Grandeur-Nature explorent des thématiques variées, parfois historiques, parfois fantastiques, permettant de se plonger dans un univers structuré par des règles et des scénarios.

Ce cadre mis en place sur un week-end permet la découverte et l’expérimentation de situations nouvelles. La valorisation des règles de sécurité physiques et émotionnelles lors de ces événements est un fondamental aujourd’hui entretenu par les associations et leur fédération : les normes ayant beaucoup évolué depuis les années 1980 permettent aujourd’hui une pratique sans dangers même pour les mineurs, et l’engagement des assurances sur de tels événements.

La mise en place de ces espaces privilégiés nécessite des moyens bénévoles importants : plusieurs scénaristes (l’idéal qualitatif étant d’un tous les dix participants), logisticiens, cuisiniers, costumiers, décorateurs, régisseurs, artistes et artisans, etc. Les partenariats sont souvent nombreux, et les joueurs se déplacent parfois d’un bout à l’autre de la France pour participer à ce type d’événements pouvant accueillir plusieurs centaines de participants.

La valorisation du patrimoine fait aussi partie des prérogatives des événements Grandeur-Nature, permettant de renforcer leurs fréquentations, de mettre en scène des scénarios adaptés au lieu afin de le découvrir sous un autre jour, et finalement de les rendre accessibles à un public différent.

Soutenir le fonctionnement de notre association et le développement de ses projets c’est s’assurer de la présence d’un acteur local fort dans le milieu des jeux de simulation, aux valeurs d’intérêt général basé sur la coopération, sur lequel il sera possible de s’appuyer à l’avenir dans le cadre de la mise en place de réponses événementielles publiques. »


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Notes, Trucs et Astuces

A. Concernant les Conditions d’éligibilité 

  1. Attention, d’Intérêt Général est une définition spécifique à chaque ministère. Là on s'intéresse à la définition du ministère de l'éducation, qui demande: une gestion désinteressée, une absence de but lucratif, qui doit demeurer ouvert à tous, qui ne doit pas se limiter à la défense du seul intérêt de ses membres, qui ne doit pas s'adresser à un public restreint. Il ne faut pas d’intérêt: le président ne doit pas être salarié, ou être le père d'un salarié. Soutenir un public précis ce n’est pas un problème, mais si l’activité est dédiée à un public précis ça deviens considéré comme "public restreint". L'ouverture à tous est importante.
  2. Quand on parle de fonctionnement démocratique, il faut s'imaginer que le premier membre venu peut devenir président. Cela nécéssite une assemblée générale par an, le droit de participation et de vote des membres à cette assemblée, l'élection des membres chargés de l'administration par l'AG, le vote par l'AG des rapports moraux et financiers.
  3. Les comptes doivent être clairs et cohérents sur les rapports d’activité, les documents doivent être cohérents les uns aux autres.
  4. Le siège social doit être dans le département pour la subvention de fonctionnement (si dépendant d’une association nationale, doit avoir des comptes séparés, un CA séparé, des Statuts séparés, etc).
  5. L'argent dépensé avec les subventions doit être systématiquement accompagné de Factures prouvant les dépenses. Ces factures seront à transmettre dans le compte rendu final. Sans celà, l'Etat peut vous demander de rembourses une partie de la subvention.
  6. L'adresse et nom du RIB doivent être identiques à la déclaration SIREN, à la virgule prêt, sans cela les services comptables n'ont pas le droit de vous verser la subvention, et ça reviens à une annulation de dossier. Contacter l’URSSAF pour modifier la déclaration SIREN, ça prends un mois. Contracter un nouveau RIB auprès de sa banque est généralement plus rapide.

 

B. Critères de priorité

Sont prioritaires:

  1. Les associations qui comprennent moins de 2 équivalents temps-plein (ETP).
  2. Les associations de quartiers prioritaires: zones de revitalisation rurales (ZRR) et Quartiers Politiques de la Ville (QPV) : c’est le public de l'association qui doit en être, pas l’adresse du siège social. Data.gouv pour vérifier les quartiers prioritaires.
  3. Les associations pas ou peu soutenues par d'autres financements publics.
  4. Les associations qui montrent une forte mobilisation citoyenne ou bénévoles: les assos de GN en font généralement partie, étant donné l'investissement de leurs bénévoles, mais aussi leurs capacités à faire prendre des initiatives à leur public, à leur permettre de s’investir et à entrer en interaction.
  5. Les associations participant au dynamisme de la vie associative locale (créer du lien avec des associations locales, participer à des projets communs, pourra valoriser cet aspect).

Ces critères de priorité sont nationaux: certains département rajoutent quelques critères, mais il s'agit d'une base commune respectée.

 

C. Fonctionnement

  1. On entends par frais de fonctionnement les exemples suivants: communication, loyer, achat de petites fournitures, charges, services divers, dépenses de personnel.
  2. Ne sont pas éligibles: les dépenses d'investissement, la formation, l'embauche de personnel.
  3. Un achat doit être en dessous de 500€: au dessus c’est considéré comme du gros matériel, ce qui ne sera pas financé.
  4. Il faut différencier "prestations" et "embauche", l'un est le paiement d'un service à un professionnel, ce qui peut être financé, l'autre ne sera pas soutenu par ces subventions.
  5. Les subventions doivent être utilisées sur l'année civile en cours. Elle ne sont pas pluriannuelles, et doivent faire l'objet d'une nouvelle demande chaque année pour être renouvelé (le renouvellement n'est jamais garantit).

 

D. Formation des bénévoles

  1. Les bénévoles en question doivent être investis au sein de l’association, en lien avec l’objet associatif pour pouvoir bénéficier gratuitement de cette formation (ils doivent être impliqués dans la réalisation événementielle d'un GN par exemple).
  2. Il faut 12 Bénévoles minimum pour une session de formation subventionnée: ils doivent être majoritairement de cette association (6 ou 7 donc) mais les autres places peuvent être remplies par des bénévoles d'autres associations. Le public non-bénévole d’association peut quant à lui participer à la formation en payant sa place dans la formation à l'association, ça ne doit pas apparaître sur les comptes rendu au FDVA puisque c'est hors-programme et à la charge de l'association.
  3. Ne sont pas éligibles: les formations individuelles de type PSC1, BAFA, etc; les réunions des instances statutaires (AG, CA); les activités courantes de l'association.
  4. Ne pas oublier de justifier du temps de bénévolat investit dans l’action entreprise, à la préparation de la formation par exemple. Le temps de bénévolat doit être convertis en SMIC horaire, et sert de valeur de co-financement.
  5.  La subvention FDVA Formation des bénévoles ne couvrira que 80% maximum des dépenses de l'association par formation. Par exemple, sur un coût évalué de 650€/Jour pour la formation, 500€ seront financés, 150€ resteront à la charge de l'association. A savoir que les bénévoles bénéficiant de la formation ne devront pas payer la formation (il est toujours possible de faire payer des personnes non-membres qui voudraient y participer).
  6. Il est nécéssaire d'établir un document d’émargement pour s'assurer que les bénévoles inscrits suivent bien la formation, ce document doit être transmis en fin d'exercice pour justifier du bon déroulé de la formation en même temps que les factures de matériels.
  7. Il est important de catégoriser les formations prioritaires dans le programme proposé, et de n'effectuer avec les subventions que celles qui ont été validées par le FDVA.
  8. Il faut penser à remplir un CERFA par formation lorsqu'on rentre le dossier sur la plateforme numérique de demande de subventions.
  9. Une enveloppe de subvention régionale peut être utilisée par le FDVA pour gonfler l'apport si les actions de formation de l'association ont lieu dans au moins 3 départements de la même région.
  10. 2 types de formations:
  • Les Formations d'initiation doivent durer 2 jours maximum (500€/jour de financement maximum). Il est possible d'en demander plusieurs dans la limite du raisonnable.
  • Les Formations d'approfondissement doivent durer 5 jours maximum (500€/jour de financement maximum). Une formation d'initiation préalable est nécéssaire.
  • Les jours peuvent être fractionnées en demi-journées de formation sur plusieurs semaines par exemple, mais le groupe doit être le même.

 

E. Procédure 

  1. Essayant de mettre en place le principe du « dites le nous qu’une fois », cette nouvelle plateforme permet le stockage de document, et donc éviter les pertes de documents lors des échanges avec l'Administratum.
  2. Création de compte nominatif pour la plateforme, une personne se charge de rentrer le dossier pour une ou plusieurs associations.
  3. Ajouter ensuite une association à son compte, avec numéro RNA et numéro SIREN : la plateforme cherche les correspondances entre les numéros RNA et SIREN, il y aura demande de vérification de votre part si ils ne sont pas liés administrativement, si vous confirmez qu’ils sont bons il y aura validation manuelle à Paris, ce qui peut prendre 24h.
  4. Cliquez sur « votre association » et remplir toutes les informations sur l’association avant toute demande de subvention. Certains champs ne sont modifiables que par la préfecture.
  5. Puis, demander une subvention : fonctionnement par code dédié à la subvention.
  6. Sélectionnez le bon dispositif, un représentant légal de l’association, le signataire du dossier avec un « pouvoir » du président, la personne chargée du dossier avec son numéro de téléphone (qui recevra les appels en cas de problème).
  7. Ajouter les pièces (Statuts, Liste des dirigeants, Rapport d’activité, Budget prévisionnel annuel, comptes annuels, bilan financier, RIB) au format lisible de votre choix. Possible de récupérer le document pour en changer, mais un seul document par ligne.
  8.  Vous pouvez fonctionner par étape, laisser la procédure de côté pour aller manger, et la reprendre où vous en étiez.
  9. Pour remplir le CERFA, vous avez 30min, mais vous avez des boutons « enregistrer » qui vous réacréditent de 30min pour remplir le document numérique.
  10. Des notices de remplissage sont disponibles sur le site de la préfécture pour chaque onglet du CERFA.
  11. Il est alors temps de transmettre le dossier. Attention : il n’est plus modifiable après la transmission. Il est possible de recevoir une seule relance de pièces si il manque des informations.
  12. Il est possible de suivre directement l’état du dossier dans le Compte Asso.
  13. La subvention FDVA n’étant pas forcément présente dans le budget prévisionnel que vous avez fournis précédemment, il faut remplir un nouveau budget prévisionnel manuellement qui doit prendre en compte toutes les demandes de subventions effectuées.

 

Conseil final : préparez tous les documents avant la saisie du dossier !

Vous pouvez joindre toute pièce à l’adresse de votre FDVA que vous jugerez vraiment pertinentes.

Une fois que vous aurez accompli cet exploit, vous gagnerez un niveau. Si par chance votre association se voit crédité d'une subvention suite à vos efforts, vous gagnerez un niveau supplémentaire, et aurez acquis définitivement les compétences "Faire reconnaître l'utilité de mon association par les pouvoirs publics" et "Subvenir aux besoins de mon association".

administration

Quelques chiffres d'un département:

Sur 680 dossiers déposés l'année dernière, seuls 200 ont été financés.

Sur 2 000 000€ de demande, seuls 680 000€ ont été financés.

On peut partir sur le principe que vous avez 1 chance sur 4 de réussir normalement, mais grace à ce document, on espère tomber à 1 chance sur 2. Le reste est entre vos mains.


Bon jeu à tous !

 

En cas de besoin ou de questions pour réussir à mener votre demande de subvention à bout, n’hésitez pas à contacter Guillaume au 0658124468 ou à live.multiverse@gmail.com

Document produit par Guillaume Faure (bénévole) avec l’aide de Yannick Mahalimby (président de la FédéGN).